Vanaf 2023 moet het Bestuur van de Werkmaatschappij verantwoording afleggen over de naleving van regels die belangrijk zijn voor de financiële situatie van de Werkmaatschappij. Dit wordt de rechtmatigheidsverantwoording genoemd. Het gaat bijvoorbeeld om de regels voor Europese aanbestedingen en om situaties waarbij er kosten zijn gemaakt waarvoor geen geld was gereserveerd in de begroting. Het Bestuur was altijd al verantwoordelijk voor de naleving van deze regels, maar vanaf 2023 moet ze hier zelf verslag van doen.
Om te bepalen of financiën goed gebruikt zijn, zijn er een paar regels waar we ons aan moeten houden:
- We moeten ons aan de afgesproken budgetten houden (begrotingscriterium);
- Er moeten bepaalde voorwaarden voldaan zijn om het geld te mogen gebruiken (voorwaardencriterium);
- We mogen het geld niet gebruiken voor andere dingen dan waar het voor bedoeld is en we mogen het niet misbruiken (misbruik en oneigenlijk gebruik).
Het Bestuur doet geen accountantscontrole, maar kan wel informatie krijgen over situaties waarover twijfel bestaat of ze wel rechtmatig zijn. Dit gaat niet over het ontbreken van informatie, maar over verschillende interpretaties van feiten en regels. Bijvoorbeeld als er mogelijk sprake is van staatssteun, waarbij juristen verschillende meningen hebben. Als er onduidelijkheden zijn, is het de taak van het Bestuur om deze zoveel mogelijk te voorkomen en als ze er toch zijn, ze binnen een redelijke tijd op te helderen. Dit zal in de meeste gevallen niet nodig zijn, omdat het Bestuur meestal duidelijk kan aangeven wat wel en niet mag. Maar als er niet genoeg informatie is, kan er nog steeds onzekerheid zijn voor de accountant die het controleert.
Jaarrekening
Voor de jaarrekening van 2025 van de Werkmaatschappij zijn er grenzen bepaald voor wat er gerapporteerd moet worden. Dit noemen we de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens.
De gemeenteraden zijn met de Colleges van B&W in gesprek gegaan over deze verantwoording. Zij bepalen ook hoeveel informatie ze van de Werkmaatschappij willen ontvangen. Er is gekozen voor een verantwoordingsgrens van 2% van de totale begrote lasten exclusief stortingen in de reserve(s).
Daarnaast hanteren we een rapportagegrens van 5% van de verantwoordingsgrens. De accountant controleert of de jaarrekening klopt en of de verantwoording van de Werkmaatschappij een getrouw beeld geeft.
Het kost minder werk als de naleving van regels al goed geregeld is en er systematisch verslag over wordt uitgebracht. Als dit niet zo is, dan kost het meer tijd en moet de accountant meer controles uitvoeren. Het Bestuur heeft daarom vooraf met de accountant besproken wat er moet gebeuren.
Er zijn een aantal criteria die van belang zijn voor het vaststellen van de rechtmatigheid:
- Calculatiecriterium
- Valuteringscriterium
- Adresseringscriterium
- Volledigheidscriterium
- Aanvaardbaarheidscriterium
- Leveringscriterium
- Begrotingscriterium
- Voorwaardencriterium
- Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium
De eerste zes regels gaan over het controleren van de financiële gegevens, en worden ook gebruikt bij het maken van de jaarrekening en de controle daarvan door de accountant. Dit betekent dat deze zes regels niet apart worden genoemd in het verantwoordingsrapport over de rechtmatigheid.
Voor het controleren of alles wel rechtmatig is, zijn alleen de laatste drie criteria belangrijk.